Elintarvikkeiden ja non-food -tuotteiden vastuullinen hankinta - Case Leijona Catering Oy
TAUSTATIEDOT
Hankkija
Leijona Catering Oy
Hankinnan kohde
Elintarvikkeet ja non-food -tuotteet
Hankinnan arvo
~140 miljoonaa euroa neljässä vuodessa
Hankinnan tavoite
Leijonassa haluttiin luoda elintarvikehankintoihin liittyvä kehittävä kumppanuus. Leijonan tavoitteena on ruuan kotimaisuusasteen nostaminen ja vastuullisuuden huomioiminen mahdollisimman laajasti. Vastuullinen hankinta tarkoittaa Leijonassa ympäristöystävällisempiä tuotteita, hiilijalanjäljen pienentämistä, eläinten hyvinvoinnin huomioimista, sosiaalista vastuullisuutta ja elintarviketurvallisuutta. Hankinnoissa olennaista on myös kustannustehokkuus ja toimintavarmuus. Tavoitteena on toimia edelläkävijänä kansallisesti vastuullisissa elintarvikehankinnoissa.
Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat
Leijona Catering Oy:n kehitystiimi.
HANKINTAPROSESSI
Hankinnan taustaa
Leijona Catering Oy on ruokapalveluihin erikoistunut yritys, jonka kaikki osakkeet omistaa Suomen valtio. Leijona Catering Oy:n liiketoiminta koostuu Puolustusvoimien strategisesta kumppanuudesta, Rikosseuraamuslaitoksen ruokahuollosta sekä muiden turvallisuuskriittisten asiakkaiden ja valtionhallinnon kohteiden ravintolatoiminnasta. Ruokahuollon kustannustehokkuus ja kyky toimia kaikissa olosuhteissa on erittäin tärkeää. Leijona on asettanut erittäin korkeat vaatimukset myös hankintaketjun vastuullisuudelle, kotimaisuusasteelle ja turvallisuudelle. Leijonassa ollaan vakuuttuneita, ettei julkinen hankinta ole este laadukkaiden, vastuullisten ja kustannustehokkaiden hankintojen tekemiseen tehokkaasti.
Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu
Hankintaan liittyviä markkinavuoropuheluita käytiin noin vuoden ajan. Tällöin Leijonasta otettiin yhteyttä merkittävimpiin tukkureihin sekä teollisuuden toimijoihin. Tavoitteena oli saada mahdollisimman kattava kuva nykyisestä elintarvikemarkkinasta. Samalla selvitettiin tukkureiden ja teollisuuden mielipiteitä suunnitellusta hankinnasta. Mielipiteet ja näkemykset hankinnan toteutumisesta jakautuivat suuresti. Tämän vuoksi Leijonassa päädyttiin yhtiön ja sen toiminnan näkökulmasta parhaaseen toteutustapaan; keskitettyyn sopimukseen ja hankinnan toteuttamiseen neuvottelumenettelynä.
Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet
Toimittajille asetettiin osallistumispyynnössä tiukat vaatimukset, jotta Leijonassa voitiin varmistua osallistujien kyvystä toimia valtava volyymi ja maantieteellinen hajaantuminen huomioiden. Hankinnassa hyödynnettiin soveltuvin osin Motivan vastuullisten elintarvikehankintojen kriteereitä. Monissa tuoteryhmissä hankintaa täydennettiin Leijonan omilla kriiteereillä.
Sopimusehdot
Sopimuksessa edellytettiin huoltovarmuuskeskuksen SOPIVA-suositusten täyttymistä, asetettiin erilaisia sertifikaatti- ja raportointivaatimuksia sekä vaadittiin toimittajalta sitoutumista toiminnan ja prosessien kehittämiseen strategisen kumppanuuden hengessä sopimuskaudella.
Mahdolliset haasteet
Hankinnan suuruusluokka toi mukanaan monenlaisia haasteita ja riskejä muun muassa dokumenttien käsittelyssä, muutosten hallinnassa sekä viestinnässä. Toisaalta juuri neuvottelumenettely mahdollisti monien sudenkuoppien välttämisen ja alustavien tarjousten korjaamisen neuvottelujen aikana vastaamaan pyydettyjä vaatimuksia. Tarjouspyynnön ja tarjousten laatiminen laadukkaasti on ollut valtava työ, joka on ollut pakko tehdä Leijonan vaatimustason mukaisen lopputuloksen saamiseksi.
Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset
Hankinta jopa ylitti tavoitteensa.
Hankinnalla saavutettiin entistä vastuullisempi elintarvikesopimus, jonka myötä Leijonan kotimaisuusaste nousee kustannustehokkaasti. Kotimaisuusasteen paranemisen myötä Leijona Catering ostaa enemmän työtä Suomeen, ja tiukat vastuullisuusvaatimukset varmistavat entistä vastuullisemmat elintarvikehankinnat ja hankintaketjut.
Sopimus alkoi 1.6.2020, ja siihen on asetettu yhteisesti seurattavat mittarit, joilla seurataan muun muassa kotimaisuusasteen kehittymistä, vastuullisia hankintoja, toimitusvarmuutta ja asiakastyytyväisyyttä.
Mahdolliset jatkotoimenpiteet
Sopimus on pohja uudelle entistä kehittävämmälle kumppanuudelle. Leijonassa on laadittu suunnitelma toiminnan yhteiseen kehittämiseen eri osa-alueilla asiantuntijatiimeissä. Leijonassa tullaan varmentamaan hankintaketjun vastuullisuus auditoimalla teollisuutta yhdessä tukkurin kanssa.
Hankkijan kommentti
- Älä pelkää haastaa teollisuutta
- Uskalla vaatia tiukkoja vaatimuksia vastuullisuuden osalta (pidä kuitenkin järki päässä, jottei rajata kilpailua).
- Käytä neuvottelumenettelyä haastavassa elintarvikehankinnassa. Tämä ei kuitenkaan korvaa hyvää markkinakartoitusta.
- Kirjaa ja kysy hankkijalta hankintaprosessista kertyneet opit tai muut hankkijan mielestä tärkeimmät asiat. Kirjaa keskeiset onnistumistekijät ja mahdolliset pullonkaulat.
Keinot kiertoon
Ehdottomasti. Erityisesti neuvottelumenettelyn hyödyntäminen elintarvikehankinnassa, jotta voidaan tarkasti käydä neuvotteluteitse läpi toimittajan kanssa logistiikka, tarkemmat tuotespeksit sekä näihin liittyvät mahdolliset selvitettävät asiat. Toisaalta vastuullisuusvaatimusten laajamittainen käyttö ei estä kilpailun tai kustannustehokkuuden syntymistä.
Lisätietoja
Mika Parviainen, kehityspäällikkö
mika.parviainen@leijonacatering.fi
p. 0104 3201 36
Esimerkki on alunperin tuotettu ja julkaistu KEINO-osaamiskeskuksen verkkosivuilla.